今回はミーティングスペースのメリットや作り方について解説していきたいと思います！
オフィスにミーティングスペースを設置することで得られる3つのメリットを解説します。期待される効果が実現できそうか、ぜひ確認してみてください。
オフィス内に手軽に利用できるミーティングスペースを設けることで、相談や協議が必要な際にすぐに活用できます。また、異なる設えのスペースを複数用意しておくと、利用人数や目的に応じて自由に選べるため、利便性が向上します。スピード感が求められるアイデア出しや情報共有を迅速に行えることで、業務の効率が向上します。さらに、ワークスペースに近い場所にミーティングスペースを設置することで、メンバーを集めたり移動したりする手間が減り、より機動的なミーティングが実現します。
ワークスペースには設置しづらいホワイトボードやモニターなどの会議用ツールも、ミーティングスペースでは自由に配置できます。これにより、記録を取りながらアイデアを共有することができ、ミーティング後の内容の共有もスムーズに行えます。また、ミーティングスペースは会議室よりもリラックスした雰囲気を作りやすく、誰でも発言しやすい環境が整っています。これにより、斬新なアイデアが生まれる可能性も高まります。
ミーティングスペースは、本来の目的であるミーティングだけでなく、さまざまな用途に活用できます。このようにスペースを有効に利用することで、働く環境の改善も同時に実現できます。
以下にミーティングスペースの用途例をまとめました。
- リフレッシュルーム
- ランチルーム
- フリースペース
他の用途と兼用する場合には、「お昼休憩中（12:00～13:00）はランチ利用の方を優先する」といった運用ルールを事前に設定しておくことが重要です。
ミーティングスペースを導入する際のポイントとして、失敗しないための作り方を解説します。
まずは、ミーティングスペースの主な利用目的や用途を明確に決めましょう。これにより、最適な面積や必要な設備がはっきりとします。気軽なコミュニケーションを重視する場合はオープンスペースが適していますが、機密性の高い情報を扱う際にはクローズドな空間を選ぶことが重要です。
目的と用途が決まったら、最適な位置を選ぶことが重要です。具体的な利用シーンを想像すると、位置の選定がしやすくなります。従業員同士の気軽な打ち合わせ用であれば、ワークスペースの近くが理想的です。一方、来客対応に利用したい場合は、エントランスの近くが適しています。
ミーティングスペースの内装やインテリアは、利用者のパフォーマンスに大きな影響を与えます。目的や用途に応じて、カラーや照明、オフィス家具を慎重に選定することが重要です。
ミーティングスペースを設置したら、社内で周知し、積極的な利用を促しましょう。さらに、「ミーティングスペースの設置目的（期待される利用方法）」や「使い方とルール」を明確に伝えることで、利用促進につながります。
今回はメリットとミーティングスペースの作り方について解説してみました！
次回は設置時のポイントや設置事例に関して書きたいと思います！
フルタでは、それぞれの働き方にあわせたレイアウトづくりをお客様と共に行っております。お気軽にご相談ください。
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