オフィスで推奨される広さの目安は、従業員一人当たり2〜4坪とされています。
事務所衛生基準規則によれば、オフィス面積は一人当たり約1.4坪（4.8平方メートル）以上の確保が求められていますが、法令上の広さはあくまで最低ラインとなります。
「オフィスが狭い」と感じる基準は人の感覚によるところがあり、一概に定義するのは難しいのですが、狭い通路を通ることの不快さから移動が億劫になってしまったり、窮屈感が、生産性・モチベーションの低下を招くといったデメリットなどがあります。
スペースが限られているオフィスでも、快適な環境へと改善できる方法についてご紹介。
オフィスにおけるフリーアドレスとは、従業員に固定席を設けず、空いている席を自由に使用できるようにする働き方のスタイルを指す言葉です。外出の多い営業が多かったり、リモートワークの併用などで在席人数分の席を常に用意する必要がない場合などは、オフィスのフリーアドレス化によるデスク削減も有用な方法です。
フリーアドレスはレイアウトを柔軟に変更しやすいため、人数の増減に強い傾向があります。常設の個人用デスクがないため従業員が私物を置くことがなくなり、部署の移動の際にも大規模な引越しをおこなわずに済みます。
現在使用中のオフィス家具やオフィス用品を見直すことで「オフィスが狭い」という悩みが解決できる可能性があります。
例えば、ノートPCでの作業がメインとなる営業職のデスクは、奥行サイズを700mmから600mmに見直すことで、同数の席を確保しながら、通路幅が確保できたり、「ゆとり空間」を生み出すことも出来ます。
不要な書類や荷物がオフィス内に放置されていると、そのスペースがもったいないですよね。書類や荷物の管理ルールを決めると、オフィス内が整理整頓された状態になり、狭さを解消することができます。
利用頻度の低い書類はデータ化したり、通常業務で使用しない荷物は外部倉庫で保管したり、また、備品管理においても同様に運用ルールを変えることで、保管にかかっていた無駄なスペースを削減することができます。
代表的なのが、オフィスで使う文具等を一か所に集めて皆で共有して使うことで、個々に保管するために使用していたスペースを効率化することができます。
オフィスレイアウトを変更する際には、場当たり的な計画ではなく、増員・減員時に大掛かりな家具の入替えや工事をすることなく、スムーズ対応できるかといった視点も大切です。
また、管理職や経営層の独断で改善を進めると、生産性の向上につながりにくくなってしまうので、実際にその場で働く従業員の声を聞くなど、意識のすり合わせを心がけましょう。
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